Aqui iremos postar sobre a atividade tudo junto e misturado. A proposta era fazermos uma união da classificação proposta pelo CONARQ e também unirmos o modelo de Madrid!
É extremamente importante mencionar a ajuda que tivemos do grupo Arquivos Secretos! Foi ótimo trabalhar com vocês! =] Então, fica nosso joinha!!
Segue então a atividade:
PLANO DE CLASSIFICAÇÃO CONARQ + MADRID
1.0 Financeiro
1.1 Nota Fiscal
Denominação: Nota Fiscal
Descrição: Prova que o estabelecimento recebeu determinada quantia pelo seu serviço prestado
Características Externas:
Classe: Textual
Suporte: Papel
Formato: Folha Avulsa tamanho meio ofício
Forma: Cópia
Produtor: MCEbyte
Destinatário: Cliente
Trâmite: após o devido pagamento do serviço, o funcionário preenche 2 vias da nota fiscal. Uma é do cliente e a outra tem sua guarda no Setor Financeiro
Documentos que fazem parte do dossiê: Comprovante de pagamento, dados pessoais do cliente e dados da venda realizada.
Ordenação: Cronológica e alfabética
Conteúdo: Dados do cliente, dados da venda e valores recebidos
Destinação Final: Guarda por 5 anos
Acesso: Ostensivo
Descrição: Prova que o estabelecimento recebeu determinada quantia pelo seu serviço prestado
Características Externas:
Classe: Textual
Suporte: Papel
Formato: Folha Avulsa tamanho meio ofício
Forma: Cópia
Produtor: MCEbyte
Destinatário: Cliente
Trâmite: após o devido pagamento do serviço, o funcionário preenche 2 vias da nota fiscal. Uma é do cliente e a outra tem sua guarda no Setor Financeiro
Documentos que fazem parte do dossiê: Comprovante de pagamento, dados pessoais do cliente e dados da venda realizada.
Ordenação: Cronológica e alfabética
Conteúdo: Dados do cliente, dados da venda e valores recebidos
Destinação Final: Guarda por 5 anos
Acesso: Ostensivo
1.2 Pedido
Denominação: Pedido
Descrição: Formulário preenchido pelo funcionário à partir de dados obtidos dos clientes
Características Externas:
Gênero: Textual.
Suporte: Papel.
Formato: Folha avulsa tamanho meio ofício.
Forma: Original.
Produtor: MCEbyte
Destinatário: MCEbyte
Trâmite: O documento é preenchido pelo vendedor à partir das informações conversadas com o cliente. Após o preenchimento deve-se tirar uma cópia para o cliente e o original deve seguir para aprovação superior (disponibilidade de dia, horário e pessoal para fazer o atendimento solicitado)
Documentos que fazem parte do dossiê: cópia de RG e cópia de comprovante de residência.
Ordenação da série: Cronológica e alfabética.
Conteúdo: Viagem Virtual escolhida, Implante de Memória Escolhido e Dados Pessoais do cliente
Destinação Final: Permanente.
Acesso: Ostensivo
Características Externas:
Gênero: Textual.
Suporte: Papel.
Formato: Folha avulsa tamanho meio ofício.
Forma: Original.
Produtor: MCEbyte
Destinatário: MCEbyte
Trâmite: O documento é preenchido pelo vendedor à partir das informações conversadas com o cliente. Após o preenchimento deve-se tirar uma cópia para o cliente e o original deve seguir para aprovação superior (disponibilidade de dia, horário e pessoal para fazer o atendimento solicitado)
Documentos que fazem parte do dossiê: cópia de RG e cópia de comprovante de residência.
Ordenação da série: Cronológica e alfabética.
Conteúdo: Viagem Virtual escolhida, Implante de Memória Escolhido e Dados Pessoais do cliente
Destinação Final: Permanente.
Acesso: Ostensivo
1.3 Tabela de Preços
Denominação: Tabela de Preços
Descrição: Preços dos serviços ofertados pela empresa
Características Externas:
Classe: Textual
Suporte: Papel
Formato: Folha avulsa tamanho meio ofício
Forma: Cópia
Produtor: Vendedor (MCEbyte)
Destinatário: Vendedor e comprador
Trâmite: elaborada pelo Setor Financeiro e distribuído para os vendedores, estes podem distribuir para
os possíveis clientes
Documentos que fazem parte do dossiê: Consulta de mercado, gastos com o serviço, lucro esperado.
Ordenação da série: Cronológico a partir da data de vencimento.
Conteúdo: Preços tabelados dos serviços, dados da empresa
Destinação Final: Guarda Temporária
Acesso: Ostensivo.
Descrição: Preços dos serviços ofertados pela empresa
Características Externas:
Classe: Textual
Suporte: Papel
Formato: Folha avulsa tamanho meio ofício
Forma: Cópia
Produtor: Vendedor (MCEbyte)
Destinatário: Vendedor e comprador
Trâmite: elaborada pelo Setor Financeiro e distribuído para os vendedores, estes podem distribuir para
os possíveis clientes
Documentos que fazem parte do dossiê: Consulta de mercado, gastos com o serviço, lucro esperado.
Ordenação da série: Cronológico a partir da data de vencimento.
Conteúdo: Preços tabelados dos serviços, dados da empresa
Destinação Final: Guarda Temporária
Acesso: Ostensivo.
2.0 Marketing
2.1 Panfletos
Denominação: Panfleto
Descrição: Divulgação dos serviços oferecidos para a obtenção de clientes
Características Externas
Classe: Textual e Iconográfica
Suporte: Papel.
Formato:Folha Avulsa tamanho ofício
Forma: Cópias
Produtor: MCEbyte.
Destinatário: Cidadãos em geral
Trâmite: Produção gráfica e distribuição pública.
Documentos que fazem parte do dossiê: documento único
Ordenação da série: alfabética por viagem
Conteúdo: Serviço ofertado e dados da empresa
Destinação Final: Guarda Permanente
Acesso: Ostensivo.
Descrição: Divulgação dos serviços oferecidos para a obtenção de clientes
Características Externas
Classe: Textual e Iconográfica
Suporte: Papel.
Formato:Folha Avulsa tamanho ofício
Forma: Cópias
Produtor: MCEbyte.
Destinatário: Cidadãos em geral
Trâmite: Produção gráfica e distribuição pública.
Documentos que fazem parte do dossiê: documento único
Ordenação da série: alfabética por viagem
Conteúdo: Serviço ofertado e dados da empresa
Destinação Final: Guarda Permanente
Acesso: Ostensivo.
3.0 Recursos Humanos
3.1 Fichas Funcionais Denominação: Fichas Funcionais
Descrição: contém dados dos funcionários da empresa necessário para a contratação
Características Externas:
Classe: Textual
Suporte: Papel
Formato: Folha Avulsa tamanho ofício
Forma: Original
Produtor: Recursos Humanos (MCEbyte)
Destinatário: Recursos Humanos
Trâmite: feito no ato de contratação do funcionário no próprio RH e enviado para aprovação superior com resposta ao RH
Documentos que fazem parte do dossiê: cópia do RG, cópia da certidão de casamento (caso seja casado), cópia do comprovante de residência, cópia de certidão de nascimento de filhos (caso tenha), cópia de comprovante bancário, carteira de trabalho, CIC e funções para que está sendo contratado
Descrição: contém dados dos funcionários da empresa necessário para a contratação
Características Externas:
Classe: Textual
Suporte: Papel
Formato: Folha Avulsa tamanho ofício
Forma: Original
Produtor: Recursos Humanos (MCEbyte)
Destinatário: Recursos Humanos
Trâmite: feito no ato de contratação do funcionário no próprio RH e enviado para aprovação superior com resposta ao RH
Documentos que fazem parte do dossiê: cópia do RG, cópia da certidão de casamento (caso seja casado), cópia do comprovante de residência, cópia de certidão de nascimento de filhos (caso tenha), cópia de comprovante bancário, carteira de trabalho, CIC e funções para que está sendo contratado
Ordenação da série: Alfabética
Conteúdo: contém os dados dos funcionários e a ligação com a empresa
Destinação Final: Guarda temporária
Acesso: Restrito à empresa e ao funcionário correspondente
Conteúdo: contém os dados dos funcionários e a ligação com a empresa
Destinação Final: Guarda temporária
Acesso: Restrito à empresa e ao funcionário correspondente
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